Redaksi Surat Menyurat

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

Jenis-jenis

1. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseorang separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
2. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
3. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

FUNGSI SURAT

Fungsi utama sebuah surat adalah sebagai sarana berkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang mudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun jarak dekat, dengan biaya mudah. Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian berita melalui surat lebih mudah karena isi surat dapat dikoreksi atau diteliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang dituju.

Fungsi-fungsi surat yaitu:

• Sebagai media komunikasi;
• Sebagai bukti tertulis;
• Sebagai alat pengingat;
• Sebagai bukti historis;
• Sebagai pedoman kerja;
• Sebagai duta organisasi.

Ciri-ciri surat resmi atau surat dinas atau naskah dinas:

• Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan.
• Memakai bentuk surat yang standar.
• Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.
• Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan.